Puantaj Nasıl Tutulur? Adım Adım Aylık Puantaj

Elle tutulan puantaj neden zorlaşır?

Kâğıtta ya da bir hesap tablosunda tutulan puantajda her gün için birinin "geldi mi, kaçta çıktı, izinli miydi" sorularını tek tek işlemesi gerekir. Çalışan sayısı arttıkça unutulan izinler, geç işlenen raporlar ve yanlış toplanan saatler birikir. Ay sonunda tabloyu kontrol etmek, neredeyse ayı yeniden yazmak kadar sürer.

Kayıtlar bir okuyucudan geliyorsa iş değişir: saatleri program toplar, insana yalnız kontrol etmek ve eksikleri düzeltmek kalır. Aşağıdaki adımlar bu düzenin nasıl kurulacağını anlatıyor.

Başlamadan önce: tanımları doğru yapın

Ay sonunda çıkan rakamlar, ay başlamadan girilen tanımlar kadar doğrudur. Hesaba başlamadan şu dört başlığa bakın:

• Vardiya tanımı: Çalışma saatleri ve mola süresi burada belirlenir. Program molayı bu tanımdan alır ve çalışma süresinden çıkarır.
• Çalışma grubu ve fazla mesai kuralı: Fazla mesainin nasıl ayrılacağı çalışma grubunda seçilir. Haftalık 45 saat kuralını açarsanız haftada 45 saati geçen kısım fazla mesaiye yazılır.
• Resmi tatiller ve izin türleri: Resmi tatil günleri önceden işaretlenir, izin türleri tanımlanır.
• Avans ve kesintiler: Avans, taksitli kesinti ve ek kazançlar tanımlanırsa ay sonunda ilgili çalışanın satırına eklenir.

1. Adım: Giriş-çıkış kayıtlarını aktarın

İlk iş, cihazlarda biriken okutmaları programa almaktır. Kartlı okuyucu, parmak izi ya da yüz tanıma cihazlarındaki okutmalar programa aktarılır; aktarılan ve bekleyen kayıtlar Kayıt Aktarım Formu'nda görülür. Çalışanların telefondan QR kodla yaptığı giriş-çıkışlar ise uygulamadan doğrudan sunucuya gönderilir ve aynı giriş-çıkış listesine işlenir.

Bu aşamada elinizde yalnız ham kayıt vardır: kim, hangi gün, saat kaçta okuttu. Henüz hiçbir şey "geç kalma" ya da "fazla mesai" diye yorumlanmamıştır.

2. Adım: Hareketleri düzenleyin

Ham kayıtlar, çalışanın o günkü vardiyasıyla eşleştirilir. Hareket Düzenleme adımı, eksik ya da hatalı okutmaları bulup düzeltmek içindir. En sık görülen durum, çalışanın girişte okutup akşam çıkışta okutmayı unutmasıdır: o gün ÇIKIŞ YOK olarak görünür, satır açılıp çıkış saati girilir. Aynı dakika içinde iki kez okutulan kayıtları ise program bu adımda kendisi ayıklar.

Düzeltmeyi ayın sonuna bırakmayın. Haftada bir eksik okutmalara bakmak, ay bittiğinde dört hafta geriye gidip çalışana "o gün kaçta çıktın?" diye sormaktan çok daha kolaydır. Vardiya planı güncel değilse eşleştirme de yanlış olur; planın nasıl kurulacağını vardiya planı yazımızda anlattık.

3. Adım: Aylık puantajı hesaplayın

Hareketler temizlendikten sonra Aylık Puantaj düğmesiyle ay hesaplanır. Ortaya çıkan tabloda her çalışanın satırında normal çalışma, hafta tatili, fazla mesai, ücretli ve ücretsiz izin, yıllık izin ve devamsızlık günleri ayrı ayrı görünür. Onaylanmış izin talepleri hesaba izin olarak girer; fazla mesai kendi sütununda durur.

4. Adım: Kontrol edin ve ayı kilitleyin

Bordroya göndermeden önce tabloya kısa bir kontrol turu atın:

• Devamsız görünen günler gerçekten devamsız mı, yoksa sonradan girilmesi gereken bir izin mi var?
• Fazla mesaisi diğerlerinden belirgin yüksek çıkan çalışanların hareketlerine tek tek bakın.
• Ay ortasında işe başlayan ya da ayrılan çalışanların gün sayılarını kontrol edin.

Kontrol bittiğinde ayı kilitleyin. Kilitli bir ay, sonradan biri hesaplamayı yeniden başlatsa bile değişmez; böylece bordroya giden rakamlar sabit kalır. Kilidi vurmadan önce düzeltmeleri bitirin: kilitlenmemiş bir ayda hareketi düzeltip ayı yeniden hesaplatabilirsiniz.

5. Adım: Bordroya aktarın

Kilitlenen ayın puantajı Excel (.xlsx) dosyası olarak indirilir ve bordroyu hazırlayan kişiye ya da muhasebeye bu dosya gider. Çalışanlar da kendi aylık puantajlarını Esoft Pdks mobil uygulamasında görebilir; bir eksik varsa bunu kendileri fark eder.

Sık yapılan hatalar

• İzni sonradan girip ayı yeniden hesaplatmamak: izin programa girilmeden hesaplanan ay, o günleri izin sütununda göstermez.
• Kilidi erken vurmak: kilitten sonra yapılan düzeltme o ayın hesabına girmez.
• Vardiya tanımını güncellememek: saatler ve mola tanımdan geldiği için eski bir tanım bütün ayı etkiler.
• Hareketleri ay sonuna yığmak: biriken eksik okutmaları hatırlamak her geçen gün zorlaşır.

Puantaj ekranlarının tamamını ve hesaplanan alanları Puantaj Programı sayfasında, programın genelini PDKS Programı sayfasında bulabilirsiniz.